Gérer un établissement de soins vétérinaires est un défi quotidien qui nécessite une attention constante et une organisation impeccable. Entre la planification des rendez-vous, la gestion des appels entrants, le suivi des dossiers et les tâches administratives, les responsabilités peuvent rapidement devenir accablantes.
Alors, comment savoir quand il est temps de chercher de l’aide ? Voici cinq signes qui indiquent que votre cabinet pourrait bénéficier d’un passage au télésecrétariat vétérinaire.
Si vous trouvez que votre emploi du temps se dérobe sous vos pieds et que les rendez-vous s’empilent sans que vous puissiez y faire quoi que ce soit, c’est un indicateur clair que vous avez ASVs sont débordées et ont besoin d’aide. Un télésecrétariat vétérinaire peut gérer efficacement votre calendrier, veillant à ce que les consultations soient bien espacées, que les urgences soient prises en compte, et que vous ayez même du temps pour vous-même.
Le temps que vos ASVs consacrent à répondre aux appels téléphoniques, à classer les dossiers et à régler les problèmes administratifs est du temps précieux qu'elles peuvent pas passer avec vos patients. Si vous ressentez que la qualité des soins de votre clinique diminue en raison de la surcharge de travail administratif, il est peut-être temps de considérer l'option d'un télésecrétariat vétérinaire. Cette solution vous permettra de libérer du temps à vos ASVs pour qu'elle se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et le bien-être de vos patients.
Il n'y a rien de plus stressant pour une ASV que de jongler entre les appels téléphoniques, les clients au comptoir et les besoins de consultations en cours. Si le simple son de la sonnerie du téléphone devient une source d'angoisse pour elles, c'est probablement parce qu'elles ont atteint leurs limites. Un service de télésecrétariat vétérinaire peut prendre en charge vos appels entrants, transférer uniquement les appels pertinents et gérer vos rendez-vous, permettant ainsi à vos ASVs de se concentrer pleinement sur le bien-être des clients au comptoir ou des patients en salle de consultation.
Si vous avez commencé à recevoir des plaintes concernant le temps d’attente pour obtenir un rendez-vous ou la difficulté à vous joindre par téléphone, prenez cela comme un signal d’alarme. Un télésecrétariat vétérinaire peut grandement améliorer la satisfaction des clients en optimisant la prise de rendez-vous et en offrant un service client réactif et professionnel.
La gestion d’un établissement de soins vétérinaires repose sur une équipe stable, bien formée et performante. Le secteur de la santé animale est sous tension et il est de plus en plus difficile de recruter et retenir des ASVs sur qui se reposer. Un télésecrétariat vétérinaire permet de s'affranchir de certain besoins de recrutement et de formation, tout en augmentant le niveau de satisfaction des équipes présentes, facteur important de rétention de staff. En plus, le télésecrétariat vétérinaire vous permet d'économiser les coûts de charges salariales, les congés payés et les avantages sociaux et autres charges imprévues comme les indemnités de licenciement ou de congé maternité.
Si vous reconnaissez votre cabinet ou clinique dans l’un ou plusieurs de ces signes, peut-être est-il temps de considérer sérieusement le télésecrétariat vétérinaire de VETONOMY pour vous accompagner. Nous proposons une large gamme de services pour vous soulager des contraintes administratives et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le bien-être de vos patients.
N'hésitez pas à contacter l'un de nos experts pour découvrir comment la solution VETONOMY peut vous aider :